Ремонт ККМ или что делать если не работает кассовый аппарат?
Получить услугу по ремонту кассы, Вы можете в нашем АСЦ "Фиджи-Сервис"
В сфере товаров и услуг необходимой техникой является контрольно-кассовые аппараты. Как и любая техника, кассовый аппарат, может прийти в негодность или сломаться. Поскольку ККМ – техника подучетная, даже небольшой ремонт необходимо производить с учетом соблюдения всех требований.
Ремонт кассовой техники должен производиться только в авторизованных сервисных центрах (АСЦ). Остальные организации, не имеющие сертификат, чьи специалисты не прошли соответствующего обучения, не имеют права заниматься таким видом работ. У АСЦ есть вся необходимая база, включая техническую и ремонтную документацию, запчасти, соглашения с поставщиками ККМ (аккредитация). Ремонтом при этом считаются все действия связанные со вскрытием пломбы и проникновением внутрь кассового аппарата. Выполнение ремонта любой степени сложности производится исключительно при подписании между АСЦ и владельцем ККМ договора технического обслуживания.
Законодательством строго регламентирован процесс ремонта кассовых аппаратов. На него отводится от 36 (при условии, что заказчик и АСЦ находятся в городе) до 48 часов (в сельской местности). Так как во время ремонта нарушается целостность пломбы на кожухе, до и после него необходимо заполнять множество документов, в которых указываются не только причина ремонта и ремонтные действия, но и показания счетчиков на начало и конец операции.
Если виновником поломки кассовой техники не является хозяин аппарата или обслуживающий персонал, для сломанного аппарата предоставляется гарантийный ремонт, который действителен до истечения гарантийного срока. Такой вид ремонта проводится бесплатно. Является ли случай гарантийным – определяет АСЦ. Остальные виды ремонта владелец кассовой машины оплачивает самостоятельно.
Мелкий ремонт подразумевает только работы по смазке и настройке деталей, без замены. По окончании работ ссоставляется акт о выполненных услугах АСЦ и необходимые налоговой инспекции документы. Средний ремонт предполагает замену всех запчастей, кроме блоков и узлов. По окончании сотрудник АСЦ заполняет акт, документы для налоговой инспекции. А также, составляется накладная на передачу замененных элементов и частей ККМ.
Замена блоков или цельных узлов ККТ и является капитальным ремонтом. Это наиболее дорогостоящий вид ремонта. Оформляется этот вид ремонта также как средний ремонт.
Кассовая техника, в основном, перестает работать, если использовать ее не надлежащим образом. Каждая модель кассового аппарата имеет свои условия эксплуатации, указанные в технической документации.
Ошибка на кассе или что делать если сломалась касса?
Ошибка на кассе может выдаваться по самым разным причинам. Если поломку кассы невозможно устранить силами продавца, скорее всего, кассу придется сдать в ремонт.
Возможны также случаи с временной технической неполадкой, вызванной ошибкой кассира или сбоем связи, например. Обязанность налогоплательщика по обеспечению фискализации платежа является не исполненной, если данные о выручке отражены в системе кассового учета, но не внесены в фискальную память.
Поэтому, когда касса выдает ошибку, следует первым делом обратиться в АСЦ, который занимается обслуживанием Вашего кассового аппарата. Специалисты центра смогут дистанционно определить возможную причину поломки кассы и проинструктировать кассира о необходимых действиях.
Кассовый аппарат будет считаться сломанным, если:
- на кассе не печатается чек,
- не прописываются реквизиты компании,
- касса не включается,
- при вводе на кассовый аппарат данных, информация не сохраняется,
- не работает клавиатура кассы,
- квитанции печатаются не полностью.
Если на кассовой технике повреждена марка-пломба ИФНС, аппарат тоже можно считать недействительным.
Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.
Причины поломки кассы:
- Износ внутренних деталей и частей
- Внешнее повреждение техники
- Поломка фискальной памяти
- Перегрев принтера кассового аппарата
- Неисправный аккумулятор
- Неправильные действия кассира-операциониста
- Не проведен профилактический ремонт оборудования
- Ошибка программного обеспечения
В случае, когда кассовый аппарат был сломан с целью укрывательства и избежания налоговых выплат (с аппарата была стерта память и данные восстановлению не подлежат), виновников привлекают к административной ответственности и обязывают выплатить штраф.
На данный момент, почти все современное кассовое оборудование оснащается системой проверки неисправностей.
Запустив систему, кассир-операционист выяснит:
- Правильно ли подключена клавиатура
- Исправны индикаторы
- Достоверен ли блок контрольной информации
- Правильно ли введены данные программ
- Исправна ли система
Если на Вашем кассовом оборудовании система проверки не установлена делайте следующее:
- 1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не выключайте аппарат. Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
- 2. Если ККМ отключилась - попробуйте подключить заново.
- 3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции, а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
- 4. Техника может быть заблокирована в том случае, если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика АСЦ. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
- 5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
- 6. Когда ломается принтер, лучше обратиться в службу ремонта.
- 7. Если аппарат не включается, также позвоните в АСЦ.
- 8. Когда техника загрязняется, то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
- 9. Проверьте подключение к сети аппарата.
- 10. Если не работают какие-либо детали оборудования, которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.
Что должен делать кассир, если кассовый аппарат не работает :
- 1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
- 2. Следующие действия – обращения в налоговую службу, в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт. Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
Заключение специалиста АСЦ. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта. - 3. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания, в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист АСЦ может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
- 4. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам. Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист АСЦ сам договаривается с поставщиком оборудования.
- 5. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.
Все мы знаем, что техника не вечна. Если же за ней не следить, то аппарат придет в негодность за несколько лет. Проводить ремонт ККМ стоит внимательно, учитывая все требования, ведь это техника подучетная, без нее торговая точка не простоит и пару дней (конечно же, если в магазине действует одна касса).
Расскажем, как быть, если кассовый аппарат сломался.
Основные причины поломки кассового аппарата
Определить, почему не работает кассовый аппарат, вы можете самостоятельно. Главное - внимательно осмотреть технику. Или же за вас может сделать это специалист центра технического обслуживания.
В основном, кассовое оборудование ломается из-за того, что:
Важно: если вы случайно повредили марку пломбу ИФНС или производственную наклейку-маркировку, обратитесь к специалистам! Такой аппарат считается сломанным и недействительным.
Помните также: если фискальная память была стерта, то за такие повреждения могут даже привлечь к административной ответственности.
Стоит задуматься о работе кассового оборудования, если оно:
- Неверно печатает чек и квитанции или вообще не печатает.
- Оборудование не выключается или не включается.
- Не сохраняются сведения о продаже товара.
- Клавиатура, принтер перестали отлажено работать.
- Квитанции выводятся, но без важных сведений, например, реквизитов.
Обратитесь к специалистам , они помогут вам наладить работу оборудования или порекомендуют, как правильно снять с учета кассовый аппарат, а также выберут для вас новейшую современную технику под ваши требования для работы.
Все нюансы ремонта ККМ в ЦТО – что предусмотреть и к чему готовиться?
В случае, если вы приобретали кассовый аппарат в определенном центре техобслуживания, то для ремонта следует вам обратиться в ту же организацию. Если же она не работает, то не медлите и звоните другим специалистам, например - в .
Чем раньше вы обратитесь к мастерам, тем быстрее касса будет отремонтирована и торговая точка начнет действовать полностью.
Помните о важных нюансах:
1. Ремонт не может проводить частный мастер!
Все ККМ в обязательном порядке обслуживаются в центрах. Если вы обратитесь к частнику, то могут возникнуть дальнейшие проблемы с оборудованием и его ремонтом, ведь не факт, что у мастера будет лицензия на проведение ремонтных работ ККМ, и он прошел обучение. Что должен делать кассир, если сломался кассовый аппарат?
Следуйте такой инструкции:
- Сообщите о поломке своему непосредственному руководителю.
- Попробуйте самостоятельно вместе с ним устранить ошибку и решить проблему.
- Обратитесь к специалистам центра технического обслуживания, если не удалось починить ККМ.
- Проведите вместе с мастером оценку повреждений. После ремонта оборудования подпишите акт выполненных услуг и другие важные документы. Специалист должен указать на бумаге причину поломки и способ ее устранения.
- При снятии пломбы с аппарата, обязательно обратитесь в налоговую с документами: выписка о том, что ККМ было отремонтировано, заключение мастера.
- Получите с налоговой разрешение на снятие пломб. Это нужно сделать в течение 3 дней!
- Оплатите услуги специалистов.
- После выдачи разрешения у вас есть 15 рабочих дней, чтобы привести технику в рабочее состояние.
Конечно же, лучше технику привести в порядок за несколько дней, чтобы наладить работу торговой точки. Специалисты помогут вам решить все проблемы, обращайтесь!
Утром 20 декабря появились сообщения о массовом сбое в работе онлайн-касс нескольких производителей. Первыми проблему заметили магазины на Дальнем Востоке (сейчас пост удален). Налоговая официально подтвердила сбой и пообещала не штрафовать предпринимателей за работу без касс не по их вине.
Чтобы избежать штрафа и нормально работать, нужно подготовиться. Желательно сделать это даже тем предпринимателям, у которых сейчас все в порядке. Никто не был готов к этому сбою сегодня, и никто не гарантирует, что завтра такое не случится с другими моделями.
Почему не работают кассы?
Произошел сбой в программном обеспечении нескольких производителей: АО «ШТРИХ-М», ООО «РР-Электро», ООО «Тринити» и ООО «НТЦ „Измеритель“». Кассы перестали пробивать чеки, появлялись странные сообщения о закрытии смены, техника перегружалась. Почему так произошло - непонятно. Производитель говорит, что дело в обновлениях и прошивке.
Решение проблемы уже нашли: кассы перепрошивают. Кто-то через автоматическое обновление, кто-то скачивает программы на сайте или загружает их через карты памяти.
Можно ли принимать деньги от покупателей без чеков?
Вообще, работать без чеков нельзя. За это фирму могут оштрафовать на 30 тысяч, а предпринимателя - на 10 тысяч рублей.
Но в таких экстренных ситуациях можно работать без чеков. Это не считается нарушением. Покупателю можно выдавать квитанцию к приходному кассовому ордеру или другой документ о расчете. Неважно, на чем и как будет напечатан этот документ. Можно заполнить от руки и даже пробить на старой кассе, которую уже сняли с учета.
Это поможет предпринимателям с небольшими магазинами или штучным товаром. Например, при сбое кассы можно продать диван по приходному ордеру. Или можно принять без чека предоплату за однотипные строительные материалы, если это небольшой павильон и там нет очереди покупателей. Отдельный бланк можно выдать клиенту салона красоты или медицинского центра.
Но крупные сетевые магазины и заправки не всегда могут работать без чеков из-за организации бизнес-процессов. Судя по новостям в интернете, предприниматели все-таки потеряли часть выручки. Кто-то не смог работать без кассы, а кто-то побоялся, что это нарушение закона.
Но ведь данные о выручке нужно передать в налоговую. Как с этим быть?
По закону информация обо всех продажах должна поступать в налоговую. В этом смысл онлайн-касс. Если пробить чек и не передать его в налоговую, это нарушение и повод для штрафа.
Из-за сбоя передавать чеки в налоговую оказалось невозможно. Но предпринимателям за это ничего не будет - даже если продажи все равно велись, а покупателям выдавали бланки строгой отчетности. Если чеки не отправляются в налоговую не по вине продавца, штрафа не будет.
Это официально подтвердила ФНС и разослала письмо по всем налоговым.
Что делать, если не работает касса?
Нужно звонить поставщику. Там уже подготовили решения для разных сценариев: и тем, кто обновляется автоматически, и тем, у кого касса стоит в магазине в лесу. Прошивки выкладывают на официальных форумах, отправляют адресно и размещают на сайтах.
Универсальных советов нет. Только сам производитель кассы знает, что делать в конкретном случае. Лучше не заниматься самодеятельностью, а действовать по инструкции.
Что делать, когда касса заработает?
Если за это время принимались деньги от покупателей, нужно передать данные в налоговую. Это называется чеком коррекции. В письме от 7 декабря 2017 № ЕД-4-20/24899 налоговая объясняла, что его нужно формировать по каждой операции. Сегодня сказали, что можно отправить чек на общую сумму выручки.
Кроме чека, который уйдет в налоговую, когда касса заработает, нужно подготовить объяснения и подтверждающие документы.
По шагам:
- Получите у производителя письменное подтверждение, что был сбой по его вине.
- Аккуратно ведите учет выручки за период сбоя в работе кассы.
- Сформируйте чек коррекции, когда касса заработает.
- В течение трех дней после формирования чека коррекции поясните налоговой через личный кабинет, почему не пробивали чеки.
- Приложите копии приходных ордеров за период простоя кассы.
Если сделаете все правильно, штрафов не будет. Это связано не только с мнением налоговой конкретно по сегодняшней ситуации - так работает закон во всех случаях. Но только если простой кассы на самом деле произошел не по вашей вине, этому есть подтверждение или вы сами вовремя признались.
Кто возместит убытки из-за простоя кассы?
Есть два способа добиться компенсации: по договоренности и через суд. В любом случае сначала нужно посчитать убытки, обосновать их и предъявить претензию предполагаемому виновнику.
Не факт, что в такой ситуации вообще получится взыскать ущерб. Все зависит от формулировок в договоре и причин сбоя. Если настроены этим заниматься - сначала к грамотному юристу. Он объяснит, что делать.
Что делать покупателям, если им не выдают чеки? Говорят, что из-за этого нельзя будет обменять некачественный товар и подтвердить покупку.
Не поддавайтесь на спекуляции. Кассовый чек не единственное подтверждение покупки. Если продавец по техническим причинам не может выдать кассовый чек, попросите товарный. Подойдет приходный ордер или бланк строгой отчетности.
Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.
Подготовка к работе
Чтобы работать на ККТ, кассир должен:
- ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
- расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
- заключить договор о полной материальной ответственности.
В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:
- ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
- чековую ленту;
- разменные деньги.
Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Работайте с кассой без ошибок!
Техническое сопровождение от 450 р/мес.
Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.
Открытие смены
Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.
Пример отчёта об открытии смены
Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.
Как выдавать чек покупателю
В момент оплаты кассир действует так:
- считает итоговую сумму и называет её;
- получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
- печатает чек на онлайн-кассе;
- называет сумму сдачи и отдает её с чеком.
Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.
Пример тарифов на отправку чеков клиентам
Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:
- сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
- предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.
В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя
Клиент вернул товар
Кассир пробил чек с ошибкой
Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.
Клиент внёс аванс
Выдайте кассовый чек со способом расчёта «аванс». После оплаты пробейте чек по всем правилам с реквизитом «полная оплата» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).
Что нельзя делать кассиру во время работы
- Работать без контрольной ленты.
- Подпускать к кассе посторонних людей.
- Уходить от кассы без предупреждения руководства.
- Оставлять включённую кассу без присмотра.
- Держать в денежном ящике личные деньги.
Закрытие смены и инкассация
В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.
Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:
- сколько чеков напечатано за смену;
- сколько чеков не дошло до ОФД;
- информация о смене, кассире и т. д.
В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.
В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:
- выручка;
- приходы и расходы;
- сумма возвратов;
- способы оплаты - наличные или электронные деньги.
При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД. Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС. В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.
При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса. Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.
В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.
- Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.
Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).
Примечание
: не допускается выдача покупателям вместо , бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.
- Извлечение данных из фискального накопителя.
При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.
Обратите внимание
! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.
- Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.
После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.
- Составление объяснительной.
В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.
Что делать, если после поломки кассы или отключения света торговля не прекратилась
Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.
Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.
