При переходе на работу с ККТ многие предприниматели пытаются сэкономить и выбирают самые дешевые онлайн-кассы. Но за счет чего такая экономия возможна? Какие устройства в данном сегменте принято считать недорогими и кто может практически на 100% компенсировать расходы на покупку кассовой техники за счет применения налогового вычета.
Типы ККТ и их стоимость
Действительно, считается, что онлайн-касса - в принципе дорогое устройство (и именно этим отчасти объясняется стремление многих предпринимателей избежать или хотя бы отложить их установку). Но, как и в большинстве других сегментов цифровой техники, онлайн-кассы могут быть классифицированы на разные группы по стоимости моделей - во многих случаях коррелирующей с типичными для конкретной группы характеристиками устройства (особенно, в части базовых технологических принципов их работы и форм-фактора).
Конечно, такое деление условно (хотя бы в силу невозможности объективно отнести те или иные модели ККТ к определенной группе - как по стоимости, так и по характеристикам). И любые критерии, применимые при классификации онлайн-касс, будут в любом случае не бесспорны.
Рассматривая в качестве критериев классификации онлайн-касс именно технологические принципы их работы и форм-фактор, можно выделить следующие типы устройств:
- Онлайн-кассы на базе специализированных POS-систем и высокопроизводительных фискальных регистраторов .
Принцип работы таких касс - модульный. Фискальный регистратор (главный аппаратный компонент «модульной» онлайн-кассы) работает в связке со скоростным вычислительным модулем.
Фискальный регистратор - это один из основных форм-факторов онлайн-кассы. Фискализация торговой выручки и подготовка файлов для последующей отправки в ФНС осуществляются именно на стороне регистратора - и только потом платежные данные передаются для дальнейшей обработки на компьютер.
Рассматриваемые кассы традиционно относятся к самым дорогим, что обусловлено технологичностью используемых в них (в составе тех модулей, из которых состоит касса) аппаратных компонентов. Стоимость высокопроизводительных касс на базе POS-систем доходит до 100 тысяч рублей и выше.
Онлайн-касса как высокопроизводительная POS-система. Стоит дорого.
Отметим, что доля фискального регистратора в этой стоимости может быть наибольшей - и превышать 30 тыс. рублей.
- На базе бюджетных фискальных регистраторов .
Такие онлайн-кассы работают по тому же технологическому принципу, что и предыдущие - то есть, когда образует связку с вычислительным модулем. Но оба компонента онлайн-кассы в данном случае будут «бюджетными».
Регистратор, относящийся к «бюджетным», можно купить менее, чем за 7000 рублей без ФН. Вычислительным модулем для него может служить самый простой компьютер или мобильный гаджет (при условии совместимости коммуникационных интерфейсов устройства и фискального регистратора - об этом чуть позже).
Если ориентироваться на новое устройство или б/у приемлемого качества, покупаемое где-нибудь на Aliexpress - вполне можно купить вычислительный модуль менее, чем за 10 тыс. рублей.
Модульная онлайн-касса на базе недорогого фискального регистратора АТОЛ 11Ф и смартфона. В комплекте - миниатюрный эквайринговый терминал 2Can.
Если в магазине уже есть компьютеры или гаджеты - регистраторы можно подключить к ним, если, разумеется, имеется совместимость между коммуникационными интерфейсами этих устройств и онлайн-касс. В этой части дополнительных расходов может и не быть.
- Автономные онлайн-кассы типа «гаджет» .
Такие кассы правомерно отнести к «дорогим». Но это вполне объяснимо их технологической частью. Действительно, рассматриваемые кассы функционируют на базе настоящих мобильных гаджетов - под управлением Android. На них можно ставить интересующие приложения, «тыкать пальцем» в их экран - привычно тому, как происходит тыканье в дисплей смартфона и планшета.
«Эвотор» — один из самых узнаваемых брендов на рынке касс-гаджетов.
Благодаря приложениям, функционал касс-гаджетов может быть крайне широким: разработаны и продолжают разрабатываться решения для товарного учета, реализации маркетинговой политики, повышения эффективности продвижения товаров - и все на экране «одного окна», умещающемся на столике кассира.
Цена смарт-терминала Эвотор 5 с фискальным накопителем.
Ориентировочная стоимость современной кассы-гаджета - от 18 000 рублей.
Видео — обзор самой дешевой сенсорной онлайн-кассы Эвотор 5:
- Автономные кассы «командно-управляемого» типа .
Эти онлайн-кассы в большинстве случаев можно отнести к «самым дешевым».
Критерии автономности здесь те же самые, что и в первом случае. Касса - полноценный, независимый от внешних вычислительных модулей аппарат, готовый к началу эксплуатации сразу после проведения должной настройки.
Однако, с технологической точки зрения «командно-управляемая» касса функционирует по значительно более простым принципам в сравнении с «гаджетом». Эта касса работает без специализированной операционной системы - вместо нее используется сравнительно простая заводская прошивка с базовым набором «команд».
Информация выводится, как правило, на очень простой (иногда - однострочный) дисплей - и в большинстве случаев отражает какую-либо одну операцию (например, подтверждение введенной суммы или подтверждение успешности пробития выручки на кассе). Ни о какой мультизадачности, как правило, речь не идет.
«Командно-управляемую» онлайн-кассу без фискального накопителя можно купить по цене до 7000 рублей.
Видео — обзор одной из самых дешевых онлайн-касс Агат 1Ф:
Таким образом, к самым дешевым онлайн-кассам - с точки зрения минимизации «закупочных» издержек торгового предприятия, можно отнести ККТ второго и четвертого типа.
Ознакомимся, какими типичными характеристиками тот и другой тип ККТ обладают (и рассмотрим затем, насколько эти характеристики важны для тех или иных бизнесов).
Каковы типичные характеристики «дешевой» онлайн-кассы
Итак, мы установили, что есть два форм-фактора дешевых онлайн-касс:
- Модульные ККМ, базирующиеся на бюджетных фискальных регистраторах .
Указанный выше «дешевый» фискальный регистратор Вики Принт 57Ф обладает следующими основными характеристиками:
- скорость печати чека: 100 мм/сек;
- поддерживаемая ширина чековой ленты: 57 мм;
- поддерживаемые интерфейсы: RJ-12, RS-232, USB;
- автоотрезчик: отсутствует.
Конкурирующие решения в данном ценовом сегменте, в целом, сопоставимы по ключевым функциям. Отметим, что указанная скорость печати чека - даже выше среднего по сегменту (типичное значение - не более 75 мм/сек).
Что означают эти характеристики?
Скорости печати чека в 100 мм/сек достаточно для оперативного обслуживания покупателей в небольшой торговой точке, в которой очереди - редкость. Кроме того, не предполагается включения в чек слишком большого количества позиций по товарам. Если, например, 10 позиций будет напечатано за 2 секунды (об этом сказано на сайте производителя), то типичный для супермаркета набор товаров «в полную тележку», скорее всего, образует перечень из двух-трех десятков различных позиций. Отсутствие автоотрезчика означает появление необходимости отрывать чеки вручную - и это еще более удлиняет процедуру обслуживания покупателя.
Чек шириной до 57 мм - самый обычный, относится к числу наиболее распространенных в российской торговле. Он рассчитан, главным образом, на отображение товарных позиций как таковых (дополненных обязательными по закону реквизитами чека). Разместить на нем различную «неофициальную» информацию - например, графическое изображение с логотипом или рекламным сообщением, как правило, проблематично. Но именно такая опция может интересовать крупную торговую сеть.
В свою очередь, поддержка регистратором лишь проводных интерфейсов - как правило, не критична. Беспроводные способы связи не всегда любят системные администраторы торговых точек - особенно крупных, где вокруг кассы «бродит» много потенциальных помех: мобильные телефоны покупателей, тестируемые и эксплуатируемые бытовые приборы, различные беспроводные кассовые аксессуары.
Однако, в случае с мобильными бизнесами - по доставке товаров на дом, оказанию транспортных услуг, кейтеринга, не обойтись без кассы, поддерживающей беспроводные интерфейсы для обмена данных с вычислительным модулем. Кроме того, понадобится аккумулятор - которого на рассматриваемой «дешевой» кассе нет.
- Автономные «командно-управляемые» онлайн-кассы .
На примере указанного выше устройства ЭЛВЕС МФ, можно выделить следующие типичные характеристики касс, о которых идет речь:
- скорость печати чека: 45 мм/сек;
- ширина ленты: 57 мм;
- поддерживаемые интерфейсы: RS-232, Wi-Fi;
- автоотрезчик: отсутствует.
Онлайн-касса имеет встроенный аккумулятор емкостью 1500 мАч.
Таким образом, по характеристикам в части скорости работы и совместимости по проводным интерфейсам недорогая автономная касса ЭЛВЕС-МФ может заметно уступать «дешевой» ККМ модульного типа на базе бюджетного фискального регистратора. Однако, благодаря аккумулятору, сфера ее применения будет гораздо шире - девайс приспособлен к торговому бизнесу в мобильном формате. Еще один аргумент в пользу автономности - поддержка Wi-Fi.
Существует принципиальная возможность обеспечения поддержки кассой ЭЛВЕС-МФ мобильного интернета. О том, каким образом эту возможность реализовать на практике, нужно узнавать у конкретного поставщика: возможно он согласится привезти уже приспособленные к подключению к интернету через GSM устройства, или же разъяснит порядок модернизации поставляемых ККМ до уровня, при котором будет поддерживаться передача данных по GSM.
Таким образом, «дешевая» онлайн-касса - представленная модульным или автономным форм-фактором, представляет собой устройство, которое:
- Приспособлено к обработке чеков с относительно небольшим (в пределах одного-двух десятков) количеством товарных позиций.
- Во многих случаях не имеет аккумулятора (правило характерно, прежде всего, для модульных касс на базе регистраторов - автономные ККМ, в свою очередь, в общем случае оснащены аккумулятором).
- Не имеет автоотрезчика чеков.
- Во многих случаях приспособлено только к проводному подключению к используемой кассовой инфраструктуре магазина (но на автономных кассах - даже на самых бюджетных, реализация поддержки распространенных беспроводных стандартов передачи данных весьма распространена).
Таким образом, «дешевая» онлайн-касса оптимальна для применения в небольшом магазине при многоквартирном доме, киоске. И во многих случаях не подойдет для сетевых магазинов с очередями.
Дешевая автономная касса с аккумулятором (и поддержкой беспроводной передачи данных) - отличное решение для бизнеса в мобильном формате (при этом, ее пользователем может быть как начинающее предприятие, так и крупный бренд - заинтересованный в минимизации технических проблем с использованием ККТ).
«Дешевизна» кассы может заключаться в значительном сокращении фактических расходов на ее приобретение благодаря применению налогового вычета. Рассмотрим данную особенность подробнее.
Налоговый вычет при покупке ККТ для ИП на ЕНВД и ПСН
Покупка дешевых онлайн-касс, стоимость которых, как мы уже знаем, может не превышать 7 тысяч рублей (без фискального накопителя), привлекательна еще и тем, что пользователь такой кассы в статусе ИП, работающий на ПСН или ЕНВД (это принципиальный момент), может включить расходы на покупку ККТ в налоговый вычет. То есть - уменьшить исчисленный налог на ПСН или ЕНВД на стоимость купленной онлайн-кассы и сопутствующих расходов (на фискальный накопитель, договор с ОФД, ПО, услуги по настройке).
Налог может быть уменьшен на 18 000 рублей с каждой онлайн-кассы. При этом, если одна касса стоит 7000 рублей, а другая - 27 000, то суммарно в вычет пойдет 25 000 рублей, поскольку по второй кассе сумма не может превышать указанного лимита (и исчисленное превышение не может быть «перенесено» на первую кассу). Поэтому, ИП на ПСН или ЕНВД, перед которым встает выбор - покупать кассу за 7 тыс. рублей с самыми скромными характеристиками или за 18 тыс. рублей с улучшенным функционалом, может, не задумываясь, выбрать второй вариант.
То есть, не исключено, что появится смысл не останавливаться, буквально, на самой дешевой онлайн-кассе, а выбрать устройство, которое по характеристикам значительно превосходит указанные кассы в пределах 7000 рублей - но при этом обойдется торговому предприятию «бесплатно» в силу получения вычета.
Таким образом, мы можем условно выделить 3 типа недорогих онлайн-касс:
- модульные (на базе фискального регистратора);
- автономные;
- различного типа специально «под вычет».
К числу оптимальных вариантов для небольших торговых предприятий, которые могут заявить вычет, можно отнести следующие модели онлайн-касс с фискальным накопителем на 36 месяцев:
- фискальный регистратор Штрих-Онлайн за 17000 рублей;
- автономную кассу АТОЛ 91Ф - за 17000 рублей;
- кассу-гаджет ПТК MSPOS-K – за 18000 рублей.
Если говорить конкретно о фискальных регистраторах и рассматривать пороговое значение цены в 18 000 рублей (без учета ФН), то, в принципе, здесь есть все шансы подобрать далеко не самую бюджетную и вполне технологичную модель - с приличной скоростью распечатки чека и отличным уровнем совместимости с коммуникационными интерфейсами.
Хороший вариант - устройство АТОЛ 50Ф. Быстро печатает чеки, может быть адаптировано к самым распространенным проводным и беспроводным интерфейсам.
Отметим, что помимо разовых расходов на покупку ККТ следует планировать и другие расходы — на фискальные накопители, которые придется периодически менять, на оплату услуг оператора фискальных данных (ориентировочно 3000 рублей в год), на чековую ленту, на дополнительное товаро-учетное ПО (в случае необходимости) и т.д.
Резюме
Итак, «дешевая» онлайн-касса - это контрольно-кассовая машина:
- Модульного типа, базирующаяся на бюджетном (в пределах 7000 рублей без учета ФН) фискальном регистраторе.
Возможны дополнительные расходы на приобретение вычислительного модуля - ПК, мобильного гаджета, к которому будет подключаться регистратор. Но это может быть устройство с самыми скромными характеристиками. К одному компьютеру допустимо подключать несколько фискальных регистраторов - если имеются свободные порты (или поддержка беспроводных интерфейсов с требуемой пропускной способностью).
- Относящаяся к автономным «командно-управляемым» онлайн-кассам (некоторые из моделей такой ККТ также можно купить в пределах 7000 рублей без ФН).
Кассы первого и второго типа подходят для небольших магазинов, для которых не характерны очереди. Дело в том, что такие «дешевые» ККМ имеют, как правило, невысокую скорость обработки чеков.
- Любого типа в пределах цены 18 000 рублей - которую можно включить в вычет ИП на ПСН или ЕНВД.
В третью категорию могут входить и традиционно дорогие кассы-гаджеты, продвинутые фискальные регистраторы - с высокой скоростью печати чеков и поддержкой многих интерфейсов - как проводных, так и беспроводных.
Во всех случаях к стоимости кассы следует добавлять цену фискального накопителя - 7-11 тыс. рублей. Она также может быть включена в расчет налогового вычета для ИП на ЕНВД или ПСН.
Видео — обзор бюджетной онлайн-кассы Атол 91Ф:
Фискальный накопитель – это аппарат, который шифрует и защищает фискальные данные. Под фискальными данными подразумевают расчеты, осуществляемые контрольно-кассовым устройством. Впервые накопитель был введен в торговый обиход Федеральным законом 209-Ф3 в июле 2016 года.
Главной задачей фискального накопителя является запись и хранение фискальных данных без применения коррекции. Также с помощью устройства сверяют фискальные документы, которые подтверждают отправку фискальных данных оператору, и обеспечивают секретность передаваемой информации.
Функционально накопитель – это та же защищенная кассовая лента, только изрядно модернизирована и способна выполнять дополнительные задачи.
Как работают на практике фискальные накопители – смотрите в этом видео:
Особенности работы фискального накопителя
Фискальный накопитель через интернет передает всю информацию о пробитом чеке оператору. После успешной передачи отправленная информация в устройстве не накапливается.
При возникновении технических неполадок чековые сведения до оператора фискальных данных могут не дойти. В таком случае, каждый пробитый чек будет храниться в накопителе в электронном виде до тех пор, пока связь не восстановится.
Согласно Федеральному закону о фискальном накопителе, устройство при наличии проблем со связью на протяжении 30 дней подлежит замене.
Корпус накопителя опломбирован заводом-изготовителем, поэтому перепрограммировать его или оказать какие-либо физические манипуляции с ним невозможно.
Основы применения кассовых аппаратов с ФН
Пользоваться онлайн ККМ могут предприниматели, у которых имеется специальное оборудование, проработанные бизнес-процессы, специализированное программное обеспечение. Наличие все перечисленных дополнений обязательно для своевременной передачи кассовых расчетов в налоговую инспекцию.
Может ли ИП работать без кассового аппарата вы можете узнать
Онлайн касса может выполнять следующие задачи:
- передавать через интернет информацию о платежах, которые осуществляет покупатель, в налоговую службу;
- создавать кассовые чеки в электронном виде и отправлять их на электронную почту или телефон покупателя;
- хранить и шифровать информацию о платежах.
Платежные сведения передаются в налоговые органы не напрямую. Уполномоченным посредником в этой операции является оператор фискальных данных.
Главная задача онлайн ККМ – это, собственно, предоставление необходимой информации о поступлении денег в кассу предприятия в результате оплаты товара клиентом в налоговую инспекцию.
С другой точки зрения кассовый аппарат подкупает клиента тем фактом, что обычный бумажный чек хранить необязательно, поскольку в накопителе есть электронная копия.
Принципиальной разницы между онлайн кассой и обычной нет. Нужно лишь придерживаться всех законодательных норм, которые прописаны в 54-ФЗ.
Главным требованием Федерального закона является обязательная совместимость кассового аппарата с фискальным накопителем. Именно ФН основной компонент ККМ и именно он обеспечивает законность функционирования онлайн-кассы в то время, когда нет доступа к сети интернет.
Кассовый аппарат совместно с фискальным накопителем выполняет следующий перечень задач:
- с помощью сканера для считывания штрих-кода товара и клавиатуры либо сенсорного дисплея на ККТ кассир в ОС кассового аппарата вводит данные о покупке и отправляет сообщение на электронный ящик либо телефон клиента;
- покупателю выдается обычный бумажный чек.
Сравнение ЭКЛЗ и фискального накопителя. На момент осуществления покупки информация о проведенной оплате поступает на фискальный накопитель, сохраняются во внутренней памяти, шифруется и передается ОФД в режиме онлайн.
Оператор проверяет полученные данные и перенаправляет их в Федеральную Налоговую Службу. Одновременно онлайн-касса получает сообщение от оператора о принятии информации.
После окончания формирования платежной записи в фискальном накопителе, текстовый блок со всеми данными подается на чековый принтер кассовой машины. Распечатывается бумажная копия чека, которую предоставляют покупателю.
После обработки данных оператор также отправляет электронный чек на контакты, которые указывает клиент.
Правила установки фискального накопителя
Работа накопителя основана на использовании специального ключа, который имеет два срока действия – 13 и 36 месяцев.
Предприниматели, которые пользуются упрощенной системой налогообложения, патентом и которые предоставляют услуги населению, применяют аппарат с ключом, действительным 36 месяцев.
Данной льготой не могут воспользоваться «упрощенцы», торгующие акцизной продукцией. В других условиях применяется накопитель с ключом, действующим 13 месяцев.
Покупая новый, установленный законом, кассовый аппарат, предприниматель в комплекте получает вмонтированный в корпус ККТ фискальный накопитель. Если модернизируется старая касса, то накопитель нужно приобретать дополнительно.
Законодательство РФ разрешает самостоятельную установку накопителя собственником кассы. В старых кассовых аппаратах кассовую ленту могли заменять только специалисты ЦТО.
Особая конструкция фискального накопителя позволяет помещать его в посадочное место корпуса ККТ там, где ранее располагалась кассовая лента. Разъемы ЭКЗЛ и накопителя совершенно одинаковые.
После установки фискального накопителя в кассовый аппарат нужно перепрошить электронную плату для того, чтобы касса могла передавать зашифрованные чеки ОФД.
Современные онлайн кассы уже настроены на полноценную работу по новым правилам.
Преимущества онлайн касс
- удаленная регистрация кассового аппарата без посещения налоговой инспекции;
- исчезает необходимость заключать договор с ЦТО;
- предприниматели с УСН, ПСН и предоставляющие услуги потребителям могут использовать фискальный накопитель и самостоятельно осуществлять его замену каждые три года;
- возможность избавиться от дополнительных проверок из-за онлайн обмена информацией и автоматизированного анализа.
Недостатки ФН
Основным недостатком онлайн кассы считается расход средств, потраченных на ее приобретение. Также придется потратить определенную денежную сумму на обучение кассиров работе с фискальным накопителем. Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста вы можете прочесть
Кроме этого, понадобятся средства на оплату услуг оператора фискальных данных, которые будут осуществлять передачу электронной информации.
Минусом можно назвать и осознание бизнесменом того, что его постоянно контролируют органы налоговой инспекции через сеть интернет. Обо всех возможных ошибках налоговое ведомство будет уведомлено автоматически.
Реестр фискальных накопителей
Фискальные накопители, которые допускаются к применению, регистрируются в государственном реестре. Документ доступен для свободного просмотра на официальном сайте Налоговой Службы.
Сертификат соответствия фискального накопителя. Реестр включает около 80 моделей онлайн касс. Список регулярно обновляется. В документе содержаться такие данные:
- название фирмы-изготовителя техники и его организационно-правовой статус;
- ИНН производителя;
- название модели кассовой машины;
- модель фискального накопителя;
- особенности работы кассового аппарата с автоматическими расчетами;
- особенности работы онлайн кассы при проведении электронных платежей;
- функционирование ККТ при формировании бланков строгой отчетности;
- номер решения и дата включения или исключения ФН в реестр.
Для внесения в реестр онлайн кассы производитель должен предъявить пакет документов и заявление, в котором подтверждается соответствие накопителя действующему законодательству. Фирмы не могут регистрировать и устанавливать аппараты, которые не внесены в реестр.
Блокировка накопителя
Фискальный накопитель автоматически заблокируется, если по каким-либо причинам ОФД не будет получать сведения о платежных чеках более 30 календарных дней. Это означает, что кассовый аппарат больше не сможет печатать чеки.
Реализация товара через заблокированный накопитель также невозможна. Причиной отсутствия отправки данных в ОФД могут быть проблемы с интернетом. Чтобы избежать неприятностей, важно регулярно следить за работоспособность сети.
Возможно ли не использовать накопитель
Законодательство разрешает не применять онлайн кассу субъектам, которые занимаются отдельными видами деятельности. Также до средины 2018 года ККТ могут использовать предприниматели, которые заполняют и предоставляют услуги населению.
Послабление существует и для торговых организаций, которые функционируют в отдаленных населенных пунктах с плохим качеством сети связи. Они должны использовать фискальные накопители, но не обязаны передавать фискальные данные налоговой службе.
Касса работает автономно, а все сведения хранятся во внутренней памяти ФН. Данная льгота доступна только в населенных пунктах, в которых проживает меньше, чем 10 тысяч жителей.
Регистрация онлайн кассы
Зарегистрировать ФН можно тремя способами:
- подать бумажное заявление в налоговые органы;
- подать электронное заявление через интернет.
Для электронной регистрации понадобится УКЭП, которая выдается в Удостоверяющем центре. Также нужно завести личный кабинет на сайте Налоговой службы и получить к нему доступ.
Закрытие ФН
Фиксальный накопитель закрывают при:
- снятии кассового аппарата с реестра;
- истечении срока эксплуатации ФН и последующая его замена;
- сбои в работе накопителя.
Перед закрытием ФН нужно завершить смену ККТ, убедится, что вся информация из накопителя была передана в ОФД.
Если требования соблюдены не будут, система сообщит, что документов для отправки нет. После отправления всех данных закрывается архив фискального накопителя и, собственно, сам накопитель.
Что такое оператор фискальных данных и фискальный накопитель вы можете посмотреть в этом видео:
В марте 2018 года на рынке есть 14 моделей фискальных накопителей (ФН). На первый взгляд, они отличаются только сроком эксплуатации, но это не так. Может случиться, что устройство на 36 месяцев проработает только 15. Мы расскажем, какой фискальный накопитель купить для того или иного вида деятельности и режима налогообложения.
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Фискальный накопитель (ФН) - чип внутри онлайн-кассы. Это аналог ЭКЛЗ в аппаратах старого образца. Он сохраняет данные об операциях ККТ, хранит чеки, шифрует документы, которые приходят от оператора или отправляются ему.
Отличия накопителя от старого ЭКЛЗ
Какой фискальный накопитель выбрать для разных СНО и видов деятельности
Длительность службы накопителей: 13, 15 или 36 месяцев. Цифра на коробке - максимальный срок эксплуатации устройства, и бывает, что он отличается от реального. Например, если ККМ работает в автономном режиме и не передает информацию , то фискальный накопитель на 36 месяцев будет работать 18.
На длительность использования ФН влияют 2 фактора:
- что написано в ст. 4.1 закона 54-ФЗ;
- что указано в техническом руководстве устройства.
Например, в паспорте «ФН 1.1 РИК» написано, что у ОСНО он проработает 1110 дней. А в паспорте фискального накопителя на 36 месяцев «Ивента», сказано что он вообще не работает с основной системой налогообложения.
Ограничения по сроку работы в паспорте ФН «РИК» на 36 месяцев
Согласно закону 54-ФЗ, устройство на 36 месяцев применяют некоторые ООО и ИП:
- сфера услуг;
- патент;
- ЕНВД;
- ЕСХН.
В законе указан минимальный срок эксплуатации, например, если купит устройство на 13 месяцев, то получит штраф 1500–3000 ₽.
Фискальный накопитель на 13 месяцев применяют:
- ОСН, кроме услуг;
- продавцы акцизных товаров;
- бизнесмены в отдаленной местности, которые используют кассовый аппарат в автономном режиме;
- платежные агенты;
- сезонный бизнес.
Так как это минимальный срок действия, эти бизнесмены могут купить фискальный накопитель на 36 месяцев вместо 13, но это не всегда выгодно. Например, если ресторан , то ФН на 13 и 36 месяцев проработают одинаково - 410 дней.
Перед покупкой устройства на 15 или 36 месяцев посмотрите его паспорт. Модель на 36 месяцев может проработать у вас всего чуть больше года.
Таблица: срок действия фискальных накопителей
Все виды фискальных накопителей у нас!
Проконсультируем и подберем!
в течение 5 минут.
Когда невыгодно покупать фискальный накопитель на 36 месяцев
- Продаете подакциз: моторное масло, сигареты или алкоголь. Тогда ФН проработает около 13 месяцев.
- Живете в отдаленной местности и ККМ не отправляет чеки ОФД. Накопитель будет работать не больше полутора лет.
- Пробиваете больше 200 чеков в день. ФН на 36 месяцев создан для малого бизнеса. У него не хватит памяти на большое количество чеков. Целесообразнее приобрести модель на 13 или 15 месяцев.
Примеры использования разных накопителей
- Кафе на ЕНВД, предоставляет . ФН прослужит 36 месяцев. Бизнесмену выпишут штраф, если он установит накопитель с меньшим сроком работы.
- ИП работает сезонно, и по закону 54-ФЗ может использовать фискальный накопитель на 13 месяцев или 36. Оба устройства отработают указанный срок.
- Компания на УСН реализует подакциз. Можно выбрать любую модель, но все они отработают 410 дней.
- ИП попал в списки отдаленной от связи местности. Онлайн-касса работает автономно и не отправляет информацию ОФД. Можно использовать любой накопитель. Устройство на 36 месяцев будет работать 560 дней (18,5 месяцев). Если ИП продает акцизные товары, то ФН проработает 410 дней.
Как выбрать модель фискального накопителя
Модель накопителя - это цифры в названии: ФН-1 или ФН-1.1. Разные модели работают с разными форматами фискальных документов.
Версия накопителя указана в названии
Формат фискальных документов (ФФД) - вид , с которыми работает касса и налоговая. Есть всего три формата: 1.0, 1.05 и 1.1. Чем больше цифра после точки, тем больше обязательных реквизитов должно быть в чеке. Например, в чеке формата 1.0 не нужно указывать «Признак прихода расчета», а в 1.1 - обязательно.
Модели ФН-1 работают только с ФФД 1.0 и 1.05, а фискальные накопители 1.1 поддерживают все возможные форматы. Изначально онлайн-ККТ работали с чеками формата 1.0, но налоговая постепенно от него отказывается. С 2019 года все предприниматели обязаны перейти на ФФД 1.05 или выше. Для этого придется купить новый накопитель, обновить прошивку кассы и товароучетную систему. Но возможно, что ФНС разрешит не приобретать новый ФН при переходе с формата 1.0 на 1.05.
Поэтому перед выбором накопителя свяжитесь со своим ЦТО или производителем кассового аппарата. Узнайте, нужно ли вам обновлять прошивку.
Разъяснения ФНС о фискальном накопителе на 36 месяцев
МГМ-ФН-1 не подходит для бизнеса
МГМ-ФН-1 - многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он не подписывает чеки и не передает информацию в налоговую. Эта модель не внесена в реестр и не подходит для бизнеса. МГМ-ФН-1 используют производители касс и разработчики ПО, чтобы тестировать оборудование и настраивать программы.
Фискальные накопители для кассы
на 13, 15 и 36 месяцев
Проконсультируем, какой выбрать
Оставьте заявку и получите консультацию
Актуальный список устройств в реестре ФНС
Чтобы посмотреть все модели разрешенных ФН, скачайте эксель-файл с сайта налоговой .
Список накопителей из реестра в марте 2018
Цена фискальных накопителей
Средняя стоимость фискального накопителя на 13 месяцев: 6000–7000 ₽, на 36 месяцев: 12 000–13 000 ₽.
По опыту 2017 года отметим, что чем ближе к крайнему сроку, тем выше цена. Летом 2017 накопитель нельзя было купить ни у производителя, ни у поставщиков. Предприниматели ждали устройства по 2 месяца, а цены выросли в 2–3 раза. В самый пик ФН стоил 20 000 ₽, хотя за несколько месяцев до этого его можно было купить за 7000 ₽.
Вероятно, что летом в 2018 тоже будет дефицит. Мы советуем в феврале-марте.
Штрафы за неправильную работу с ФН
Работаете на кассе без накопителя. Информация не отправляется ФНС и налоговая считает, что вы вообще не используете ККТ.
- Штраф для компаний - 75–100% неучтенной выручки, но не менее 30 000 ₽.
- Штраф для ИП - 25–50% неучтенной выручки, но не менее 10 000 ₽.
Срок действия фискального накопителя ниже, чем полагается. Налоговая оштрафует, если вы обязаны купить устройство на 36 месяцев, а купили на 13.
- Компании - 5000–10 000 ₽ или предупреждение.
- ИП - 1500–3000 ₽ или предупреждение.
Налоговая выписывает предупреждение только малому и среднему бизнесу, если нарушение первое. Крупный бизнес в любом случае получает . Первое нарушение или нет, налоговая проверяет по своей базе.
В июне 2017 года из-за дефицита устройств предприниматели на упрощенке покупали фискальный накопитель на 13 месяцев, хотя по закону 54-ФЗ должны использовать на 36. Налоговая не выписывала штрафы, потому бизнесмены были не виноваты в нарушении. В 2018 году штрафы будут.
Подведем итоги
- Вместо ЭКЛЗ в онлайн-кассах стоит фискальный накопитель (ФН).
- Указанный на коробке срок действия фискального накопителя может отличаться от реального. Например, устройство на 36 месяцев прослужит только 410 дней, если бизнесмен продает подакциз.
- С 1.01.2019 нельзя формировать чеки в формате 1.0, только 1.05 или 1.1.
- ФН-1 поддерживает только ФФД 1.0 и 1.05. Фискальный накопитель 1.1 работает со всеми возможными форматами.
- Посмотреть характеристики всех моделей ФН можно в реестре на сайте налоговой.
- Лучше купить устройство в феврале-марте, потому что летом они дорожают из-за повышенного спроса.
- Если бизнесмен обязан купить фискальный накопитель на 36 месяцев, но купил на 13, - штраф до 3000 ₽ для ИП и до 10 000 ₽ для компаний.
Термин "фискальный накопитель" является довольно новым. Он появился благодаря поправкам, которые были внесены в законодательство о контрольно-кассовой технике. Они вступили в силу с 1 июля 2017 года и полностью изменили требования к ККМ. Новые аппараты стали называть онлайн-кассами из-за их способности передавать данные через интернет. А эту способность они приобрели именно благодаря фискальным накопителям.
Современная альтернатива ЭКЛЗ
Фискальный накопитель (ФН) является элементом кассовых аппаратов нового образца. Его можно назвать мозгом ККТ, поскольку именно он запоминает всю фискальную информацию. Этот модуль стал заменой устаревшим ЭКЛЗ, которые сегодня уже не применяются. Накопитель не только взял на себя функции, ранее выполняемые электронной лентой, но и существенно их расширил. Главные задачи накопителя таковы:
- подпись и шифрование чеков;
- передача сведений о них через интернет;
- получение и проверка ответной информации;
- хранение данных о выбитых чеках без возможности корректировки;
- блокировка формирования чека, если в памяти накопителя содержатся непереданные данные, сформированные более 30 дней назад.
Как работает ФН
Чтобы фискальный накопитель взаимодействовал с налоговой службой, необходимо еще одно звено — оператор фискальных данных (ОФД). Это компания, которая обеспечит безопасную передачу сведений с накопителя на сервер ФНС. Данные передаются по протоколу информационного обмена, утвержденному налоговой службой. Взаимодействие между этими звеньями устроено следующим образом:
- фискальный накопитель фиксирует информацию о выбитом чеке;
- при наличии подключения к интернету он мгновенно передает данные в ОФД;
- оператор отправляет их на сервер ФНС и на email или номер телефона покупателя (если последний пожелал получить электронный чек);
- если связь с интернетом отсутствует, информация о выбитом чеке сохраняется в памяти накопителя.
Таким образом, благодаря фискальному накопителю налоговая служба получает информацию о выбитом чеке практически в момент его формирования. В случае же сбоя в работе интернета информация сохранится на накопителе. Как только связь будет восстановлена, данные будут переданы в ОФД, а далее — в ФНС. Так что продавцам беспокоиться не стоит — если интернет пропал, продажи останавливать не придется. Но важно, чтобы связь была восстановлена в течение 30 дней, иначе ФН будет заблокирован.
Модернизация ККТ
Любая модель современной кассовой техники оборудована накопителем фискальных данных. Но чтобы выполнить требования закона, необязательно обзаводиться новым аппаратом. Можно модернизировать уже имеющуюся кассу — это обойдется несколько дешевле. Производители фискальных накопителей позаботились о том, чтобы они имели тот же размер и тип соединения с аппаратом, что и ЭКЛЗ. То есть накопитель можно установить в корпус кассы вместо ленты. Кроме того, потребуется смена прошивки платы. Такие услуги предоставляют сервисные центры производителей ККМ.
Срок действия
Главный критерий выбора ФН — срок действия ключа фискального признака. Это период, в течение которого накопитель будет функционировать после его регистрации в ФНС. По общему правилу он составляет 13 месяцев. Однако компании и предприниматели, которые применяют налоговые спецрежимы, а также занимаются реализацией услуг, должны применять аппараты с фискальным накопителем, который действует 36 месяцев.
По истечении указанного срока ФН подлежит замене. Также было и с ЭКЛЗ, но при этом приходилось обращаться в сервисный центр. А вот ФН можно заменить собственноручно. После этого необходимо обеспечить его хранение в течение 5 лет. Вместе с накопителем следует хранить отчеты о его закрытии и об изменении данных регистрации ККТ.
Реестр накопителей
Налоговая служба ведет реестр фискальных накопителей, где перечислены разрешенные к продаже модели, их параметры и производители. Найти его можно на сайте ФНС. Пока в реестре всего 4 накопителя. Они устанавливаются на кассы нового образца либо предлагаются к продаже для замены или модернизации старых аппаратов. Три накопителя из реестра имеют срок действия 13 месяцев, а один — 36 месяцев. Также на сайте службы можно проверить приобретенный экземпляр фискального накопителя по заводскому номеру.
Блокировка
Если данные о чеках не будут передаваться в ОФД более 30 дней, накопитель заблокируется. Это значит, что касса не сможет выбивать чеки. Реализовать товар через такой аппарат не выйдет. Произойти это может из-за отсутствия интернета, поэтому важно всегда следить за работоспособностью канала связи.
Самое неприятное последствие этого — необходимость остановить реализацию товара. Однако ни сообщать в ФНС или ОФД, ни перерегистрировать и уж тем более менять накопитель не придется. Необходимо лишь устранить причину блокировки, то есть восстановить связь кассы с интернетом. После этого ФН разблокируется самостоятельно и вновь начнет передавать данные о выбитых чеках.
Бывает, что в компании есть резервная ККТ, которая используется лишь изредка. Например, в случае поломки основного аппарата или в качестве переносной кассы при доставке товара. Заблокируется ли ФН, если между формированием чеков пройдет более 30 дней? Об этом можно не волноваться. Блокировка происходит лишь тогда, когда в накопителе остался неотправленный чек. Если чек отправлен к ОФД, то блокировки не будет даже в случае использования кассы реже, чем 1 раз в месяц. Так что каждый раз после использования резервной кассы ее можно спокойно отключить, предварительно убедившись, что данные о продаже переданы в ФНС.
Можно ли обойтись без накопителя
Закон предусматривает освобождение от необходимости применять кассу при осуществлении определенных видов деятельности. Кроме того, до 1 июля 2018 без ККТ могут работать субъекты, которые платят ЕНВД или оказывают услуги населению, а также ИП на патенте. Однако некоторые из таких налогоплательщиков применяют кассы, несмотря на отсутствие обязанности. Могут ли они применять аппараты без фискального накопителя?
Наличие кассы с накопителем — требование закона о ККТ. Зарегистрировать технику старого образца в ФНС можно было до 1 февраля, а использовать — до 1 июля 2017 года. С этой даты применять старые аппараты на территории России запрещено. Поэтому если упомянутые выше субъекты работают с ККТ, то они должны применять кассовый аппарат с фискальным накопителем.
Существует еще послабление для торговых предприятий, которые находятся в населенных пунктах, отдаленных от сетей связи. Они также обязаны применять кассы с ФН, но могут не передавать фискальную информацию в ФНС. В этом случае касса будет использоваться в автономном режиме — информация будет сохраняться в памяти накопителя. Согласно действующему сегодня критерию, на эту льготу может рассчитывать населенный пункт, где проживает менее 10 тыс. человек. Перечень таких территорий должен быть утвержден региональными властями и опубликован на сайте местной администрации.
Итак, фискальный накопитель сегодня является незаменимым элементом ККТ. Он превращает обычную кассу в современный аппарат, который способен хранить данные в зашифрованном виде и передавать их в ФНС. Это должно упростить работу службы, обеспечить прозрачность отчетности и снизить нагрузку на бизнес в плане налогового контроля.
Фискальный накопитель - это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных. В свою очередь ОФД выступает промежуточным звеном между кассовым аппаратом и ФНС - он обрабатывает поступающую от вас информацию и передает ее в налоговую инспекцию. Таким образом, посредством фискального накопителя налоговая знает, какая сумма проходит через вашу кассу
В старых моделях ККМ отчетные данные для налоговой записывались на специальную электронную ленту, которую по истечении отчетного периода отвозили на проверку в подразделение ФНС. Сегодня вместо ленты нужно установить электронный чип регистратора. В отличие от ленты, на ФН помимо суммы сохраняется еще информация о товарах. Автоматическая передача сведений в налоговую облегчила жизнь как предпринимателям, так и налоговикам, экономя время и сводя к минимуму человеческий фактор в работе.
Еще одно существенное отличие фискального накопителя от электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) - это возможность самостоятельной замены. Если сменить ленту мог только представитель центра технического обслуживания ККМ, то чип накопителя кассир может заменить своими силами, экономя средства организации.
На этом преимущества фискального регистратора не заканчиваются. Технически устаревшая лента имела ограниченный объем памяти, составлявший всего 4 Мб, которого катастрофически не хватало в больших магазинах с большим оборотом продаж. Из-за этого факта нередко приходилось менять ленту раньше завершения ее срока действия. Память фискального регистратора составляет 256 Мб, что ровно в 64 раза превышает объем ленты. С учетом того, что объем информации для чека нового образца также стал больше, следует, что ФН хватает примерно на 240 тысяч чеков. Магазину, который делает до 700 продаж за рабочую смену, объема хватит примерно на год.
Как выбрать фискальный накопитель: в чем отличия моделей
Существует два критерия, на которые нужно ориентироваться при выборе ФН: модель и срок ее действия.
Срок эксплуатации ФН
Существуют фискальные накопители с тремя разными сроками действия: 13 месяцев, 13/15 и 36. При выборе нужно отталкиваться от применяемой системы налогообложения и сферы бизнеса, в которой вы заняты. Стоит помнить, что указанный на ФН срок службы чаще номинальный и не всегда соответствует действительности. Правильно будет сказать, что написанное на коробке количество месяцев - это максимальный срок, который совпадает с действительностью только при условии небольших объемов продаж.
При общей системе налогообложения
Организации, работающие на ОСН, согласно закону, должны использовать накопители сроком не менее 13 месяцев. То есть теоретически вы можете поставить на кассовый аппарат ФН с любым сроком действия. Однако в инструкции по эксплуатации для ФН на 36 месяцев ИП или ЮЛ на ОСН не упоминаются, иными словами нет никакой гарантии, что чип прослужит вам в три раза дольше. Лучше всего приобрести накопитель на 13 или 13/15 месяцев, рассчитанные на ОСН.
Сфера услуг или торговля на спецрежиме
Организации, которые работают в сфере услуг, а также ИП на «вмененке», упрощенной системе налогообложения или патенте должны использовать в своей работе фискальный накопитель на 36 месяцев. Меньшие сроки работы ФН в этих режимах налогообложения не допустимы. Исключением служат лишь предприниматели, торгующие сезонными товарами, алкоголем или табачными изделиями.
Сезонная торговля и реализация подакцизных товаров
Предприниматели на специальных режимах налогообложения, которые торгуют алкогольными или табачными изделиями, могут использовать в работе фискальный накопитель вне зависимости от срока действия, такой ФН прослужит 410 дней, то есть немногим больше 13 месяцев.
Продавцы с сезонными товарами также могут установить на онлайн-кассу чип с любым сроком, и у них ФН прослужит ровно столько времени, сколько заявлено производителем устройства.
Те ИП, которым разрешено работать автономно, не подключая кассу к сети, могут выбрать накопитель на 13, 13/15, 36 месяцев. При этом ФН на 13/15 проработает 13 месяцев, а на 36 - чуть более 18 месяцев или 560 дней.
Магазинам с подакцизными товарами и автономным кассовым оборудованием подойдут накопители с любым сроком, но прослужат они все 410 дней.
Модель устройства
При выборе фискального накопителя обратите внимание на его маркировку: ФН-1 и ФН-1.1 - это и есть модель устройства. Модель фискального регистратора формирует разные виды кассовых чеков и используется в разных сферах бизнеса. В данный момент опубликованы три формата кассовых чеков (форматы фискальных документов или ФФД): 1.0. 1.05, 1.1. Налоговая служба анонсировала скорый переход на единый формат документации, которым станет 1.1.
Модель фискального накопителя ФН-1 можно использовать только с форматами 1.0 и 1.05, в то время как ФН-1.1 подходит для всех форматов. На формирование кассовых документов напрямую влияет модель фискального накопителя, а также программное обеспечение, установленное на контрольно-кассовую технику.
Предпринимателям, которые используют в работе модель ФН-1 на кассовых аппаратах с устаревшей прошивкой и передают фискальные документы в формате 1.0, до 1 января 2019 года нужно обновить программное обеспечение и прошивку ККТ и перейти на формат 1.05. Однако если ваша онлайн-касса работает с форматами 1.05 или 1.1, то менять ничего не нужно.
В продаже можно встретить еще одну модель фискального регистратора с маркировкой МГМ-ФН-1. Этот ФН является тестовым устройством, не предназначенным для эксплуатации. Модель используют разработчики программ для кассовых аппаратов для настройки и тестирования работы с использованием тестового оператора фискальных данных. МГМ-ФН-1 не формирует кассовые чеки и не передает данные в налоговую, поэтому для реальной работы не годится.
Почем нельзя купить ФН сразу на 36 месяцев
Многие предприниматели спрашивают: зачем покупать накопитель на 13 месяцев, если в продаже есть модели на 36 месяцев? Вопрос кажется резонным - почему бы не установить ФН сразу на три года. На практике оказывается, что сэкономить таким образом не удастся, поскольку срок, указанный на ФН редко соответствует действительности.
Другой нюанс состоит в том, что фактическая память у накопителей с разным сроком действия одинаковая. И хотя объем памяти внушительный, если у вас будет более 200 продаж за одну смену, на три года вам ее точно не хватит. В конечном итоге всегда оказывается, что купить ФН рекомендованного срока действия выгоднее и надежнее.
Как быть, если выбран неправильный фискальный накопитель
Рассмотрим на примере: вы на специальном налоговом режиме и должны поставить ФН сроком на 36 месяцев. Однако если вы по какой-либо причине используете чип на 13 месяцев, то пользуйтесь им до тех пор, пока не закончится место во встроенной памяти. Несмотря на то, что за это предусмотрен штраф, сама налоговая открыто заявляет, что обойти этот пункт закона можно. Достаточно перевести свою организацию на режим сезонной работы, для которого не обязательно наличие регистратора сроком в 36 месяцев. Дело в том, что закон не растолковывает понятие «сезонная работа», чем оставляет для предпринимателей лазейку.
Где можно купить подходящий фискальный накопитель
При покупке фискального накопителя учитывайте наличие у продавца сертификата. Выбранный накопитель обязательно должен числиться в реестре Федеральной Налоговой службы, иначе его использование автоматически приравнивается отсутствию ФН на вашей контрольно-кассовой технике. Чтобы избежать штрафов, покупайте кассовое оборудование только у проверенных продавцов.
Сертифицированный ФН вы можете заказать у компании «Калуга Астрал». У нас представлены фискальные накопители разного срока действия - от 13 до 36 месяцев, все они занесены в реестр ФНС и продаются с гарантией. Гарантийный срок на любую модель 12 месяцев. Обращаем ваше внимание, что в некоторых моделях онлайн-касс фискальный накопитель входит в комплектацию.
 |
|||||
|---|---|---|---|---|---|
| ФН-1 на 13 мес. РИК |
ФН-1.1 исполнение 3 на 13 и 15 мес. Автоматика |
ФН-1 исполнение 2 на 36 мес. РИК |
ФН-1.1 исполнение 4 на 36 мес. Инвента |
||
| Срок использования | |||||
| 410 дней | 470 дней, есть ограничения в паспорте |
1110 дней, есть ограничения в паспорте |
1110 дней, есть ограничения в паспорте |
||
| Поддерживаемые форматы фискальных данных | |||||
| ФФД 1.0 и 1.05 | ФФД 1.0 , 1.05, 1.1 | ФФД 1.0 и 1.05 | ФФД 1.0 , 1.05, 1.1 | ||
| СНО | Условия | Да - разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Нет - запрещено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Да, но... - разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО, но есть ограничения по сроку использования (в днях) |
|||
| ОСН | |||||
| Только ОСН | ДА | ДА | ДА, 1110 | ДА, 1110 | |
| Продакцизные товары | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | НЕТ | |
| Услуги | ДА | ДА | ДА, но 410 | ДА | |
| Автономный режим | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | НЕТ | |
| Сезонные работы | ДА | ДА | ДА | НЕТ | |
| Платежные агенты (субагенты) |
ДА | ДА | ДА | НЕТ | |
| УСН, ЕСХН, ЕНВД, Патент |
|||||
| В чистом виде | НЕТ | НЕТ | ДА | ДА | |
| Совмещение с ОСН | ДА | ДА | ДА, но 410 | ДА | |
| Услуги | НЕТ | НЕТ | ДА | ДА | |
| Продакцизные товары | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | ДА, но 410 | |
| Автономный режим | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | ДА, но 410 | |
| Сезонные работы | ДА | ДА | ДА | ДА | |
| Платежные агенты (субагенты) |
ДА | ДА | ДА | ДА | |
